Kurzfristig vorgezogene Abendveranstaltung im DENZA Showroom mit hochwertigem Flying Fingerfood für 100 Gäste

Ausgangssituation

Die Veranstaltung sollte in einem Automobil-Showroom stattfinden, der vorrangig als Präsentationsfläche und nicht als klassische Eventlocation ausgelegt war. Feste Produktionsbereiche standen nur eingeschränkt zur Verfügung. Das Catering musste sich deshalb in die bestehende Raumaufteilung integrieren, ohne die ausgestellten Fahrzeuge, die Laufwege oder das Veranstaltungsprogramm zu beeinträchtigen.

Die entscheidende Veränderung trat am Mittwochmittag ein. Der Kunde teilte mit, dass das für Freitag geplante Event bereits am Donnerstag stattfinden müsse. Innerhalb von rund 24 Stunden mussten die bereits abgestimmten Abläufe vollständig umdisponiert werden. Dazu gehörten die Verfügbarkeit der Serviceleitung, der Servicekräfte und der Köche, die Produktionsplanung in der Küche, die Bereitstellung des Equipments, die Getränkelogistik und die Anlieferung zum Showroom.

Eine vollständige Umsetzung des ursprünglich vorgesehenen warmen Fingerfoods war unter diesen Bedingungen nicht mehr sinnvoll. Warme Komponenten hätten zusätzliche Produktions-, Transport- und Regenerationsschritte erfordert. Da weder bei der Qualität noch bei der Lebensmittelsicherheit Abstriche gemacht werden sollten, wurde das Konzept auf kaltes Flying Fingerfood umgestellt.

Zusätzlich fiel am Veranstaltungstag die Klimaanlage im Showroom aus. In den Räumen entstanden dadurch im Hochsommer sehr hohe Temperaturen. Diese Situation belastete Gäste, Personal, Speisen und Getränke gleichzeitig. Besonders empfindliche Lebensmittel mussten möglichst lange gekühlt bleiben und in kleinen Mengen ausgegeben werden. Auch für das Serviceteam bedeuteten die Temperaturen eine deutlich höhere körperliche Belastung.

Umsetzung

Unmittelbar nach der Terminänderung wurden alle beteiligten Bereiche neu koordiniert. Die bereits gebuchten Mitarbeiter wurden geprüft, Ersatzverfügbarkeiten geklärt und die Einsatzzeiten angepasst. Parallel stellte die Küche die Produktion auf Komponenten um, die innerhalb des verkürzten Zeitfensters vorbereitet, sicher transportiert und kalt serviert werden konnten.

Für den Empfang wurden Beeftatar im Adobo-Stil im Crispy Cone mit Sojamayonnaise und Pumpernickelerde, gedämpfte Gemüse-Gyoza mit Ponzumarinade sowie Lachssashimi mit Gochujang-Vinaigrette eingeplant. Ergänzt wurde das Angebot durch Smoky Chicken Yakitori Sticks, Vitello mit Parmesancreme und frittierten Kapern, Burrata mit Crispy-Chili-Öl, Golden Shrimp Puffs, vegane Melonen-Gazpacho und Mini-Chickenballsticks mit BBQ-Glace und geröstetem Sesam.

Den Abschluss bildeten Mango-Kokosmousse mit Mangoragout, Mini-Calamansi-Zitronen-Tartelettes und Schokoladenmousse in essbaren Schokoladentöpfchen. Insgesamt wurden 1.650 herzhafte Portionen und 200 Dessertportionen für 100 Gäste vorbereitet. Die Auswahl bot trotz der kurzfristigen Umstellung unterschiedliche Geschmacksrichtungen sowie Fleisch-, Fisch-, vegetarische und vegane Optionen.

Der Kunde verfügte über eine eigene Bar und eigene Barkeeper. MAINCATERING stellte die Getränke bereit, während sich das eigene Serviceteam auf die Speisenausgabe und Gästebetreuung konzentrierte. Geliefert wurden unter anderem Wasser, Softdrinks, Riesling, Grauburgunder, Bier und alkoholfreies Bier.

Das operative Team bestand aus einer Serviceleitung, vier Servicekräften und zwei Köchen. Die Rechnung dokumentiert zusätzliche Personalstunden aufgrund der kurzfristigen Änderung. Die Serviceleitung koordinierte vor Ort die Speisenfolge, die Verteilung der Servicekräfte und die Abstimmung mit dem Veranstaltungsablauf. Die Köche richteten die einzelnen Komponenten fortlaufend an und hielten die noch nicht benötigten Speisen so lange wie möglich im gekühlten Bereich.

Wegen der ausgefallenen Klimaanlage wurde die Ausgabe in kleineren Intervallen organisiert. Statt große Mengen frühzeitig auf Tabletts bereitzustellen, wurden die Speisen bedarfsgerecht nachgeführt. Dadurch ließ sich die Zeit außerhalb der Kühlung reduzieren. Für Getränke und Kühlung standen Getränkewannen und insgesamt 20 Kilogramm Eis zur Verfügung.

Der Flying Service begann gegen 19:45 Uhr. Die Servicekräfte bewegten sich mit runden Serviertabletts sowie flachen und tiefen Holztabletts durch den Showroom. Drei Rücklauftische ermöglichten es, benutztes Material regelmäßig aus den Gästebereichen zu entfernen.

Ergebnis

Trotz der Verlegung um einen vollständigen Tag konnte das Catering innerhalb von rund 24 Stunden neu organisiert und vor Ort umgesetzt werden. Personal, Produktion, Logistik, Equipment und Getränke standen zum geänderten Termin bereit.

Das ursprünglich geplante warme Fingerfood wurde bewusst durch ein vollständig kaltes Flying-Konzept ersetzt. Dadurch konnte die Qualität der Speisen trotz der kurzen Vorbereitungszeit abgesichert werden. Die Gäste erhielten weiterhin ein umfangreiches Angebot mit mehreren herzhaften Gängen und Desserts.

Die ausgefallene Klimaanlage stellte während der gesamten Veranstaltung eine zusätzliche Belastung dar. Durch die portionsweise Ausgabe, kurze Standzeiten auf den Tabletts und die laufende Nachversorgung aus den gekühlten Bereichen konnten die Speisen dennoch kontrolliert serviert werden.

Der Flying Service endete gegen 22:00 Uhr. Anschließend begann der Rückbau des Cateringbereichs, während die Veranstaltung selbst weiterlief. Das Team beendete den Einsatz gegen 23:00 Uhr. Das verbliebene Equipment wurde zu einem später vereinbarten Zeitpunkt abgeholt.