Store Opening für UNIQLO Frankfurt mit japanisch inspiriertem Catering und traditioneller Sake-Zeremonie

Ausgangssituation

UNIQLO und Savvy Communications benötigten für die Store-Eröffnung ein Cateringkonzept, das zur Marke, zum Anlass und zur räumlichen Situation passte. Die Veranstaltung fand nicht in einer klassischen Eventlocation statt, sondern innerhalb eines vollständig eingerichteten Stores mit ausgestellten Textilien, Verkaufsflächen und festgelegten Laufwegen.

Die hohe Gästezahl musste auf zwei Etagen verteilt versorgt werden. Dabei war zu berücksichtigen, dass Speisen und Getränke in unmittelbarer Nähe zu Kleidungsstücken ausgegeben wurden. Verschüttete Getränke, unsichere Tabletts oder ungeeignete Speisen hätten zu Verunreinigungen an den ausgestellten Waren führen können. Das Fingerfood musste deshalb portionsweise, kompakt und ohne aufwendiges Besteck verzehrbar sein.

Eine weitere Einschränkung war die kurze Aufbauzeit am Veranstaltungstag. Das Set-up begann um 16:00 Uhr, während die ersten Gäste bereits ab 18:00 Uhr erwartet wurden. Innerhalb von zwei Stunden mussten die Ausgabe- und Servicebereiche vorbereitet, Getränke gekühlt, Tabletts bestückt und die Abläufe mit dem gesamten Team abgestimmt werden.

Die besondere Herausforderung war die geplante Sake-Fass-Zeremonie. Dafür wurde ein geeignetes Fass benötigt, das der traditionellen Darstellung entsprach, aber kein sichtbares Herstellerlabel trug. Eine deutlich erkennbare Fremdmarke hätte nicht zur visuellen Inszenierung von UNIQLO gepasst. Beschaffung, Vorbereitung und Präsentation des Fasses mussten daher gesondert organisiert werden.

Umsetzung

Auf Basis der Anforderungen entwickelten wir ein japanisch inspiriertes Flying-Fingerfood-Konzept. Insgesamt wurden 1.500 herzhafte Teile für die mobile Ausgabe vorbereitet. Ergänzend standen 500 Mochis als süße Komponente zur Verfügung. Die Mengen wurden auf rund 500 eingeladene Gäste und die Veranstaltungsdauer von drei Stunden abgestimmt.

Das Servierkonzept wurde bewusst als Flying Service angelegt. Servicekräfte bewegten sich mit vorbereiteten Tabletts durch beide Stockwerke und boten die Speisen direkt an. Dadurch konnten unterschiedliche Bereiche des Stores gleichzeitig versorgt werden. Gleichzeitig wurde vermieden, dass sich eine große Zahl von Gästen an einem einzelnen Buffet sammelte.

Für die Getränkeversorgung stellten wir Dassai Sake, passende Sakegläser und Flying-Tabletts bereit. Zusätzlich wurden Stehtische, eine Buffettheke und weiteres Veranstaltungsequipment eingeplant. Das Equipment wurde bereits am Vortag angeliefert und soweit möglich aufgebaut. Dadurch konnte die knappe Zeit am eigentlichen Veranstaltungstag für die finale Einrichtung und die Vorbereitung der Ausgabe genutzt werden.

Am Veranstaltungstag begann das Set-up um 16:00 Uhr. Ab 18:00 Uhr wurden die ersten Getränke auf Tabletts gereicht. Gegen 18:15 Uhr startete die Ausgabe des Flying Fingerfoods auf beiden Etagen. Die Servicekräfte wurden so aufgeteilt, dass die Versorgung nicht nur im Eingangsbereich, sondern auch in den höher gelegenen Verkaufsflächen stattfand.

Gegen 18:30 Uhr wurde die traditionelle Sake-Fass-Zeremonie durchgeführt. Das neutral präsentierte Fass konnte in die Inszenierung des Store Openings integriert werden, ohne dass ein fremdes Herstellerlabel die Markenwirkung beeinflusste. Die dafür benötigten Gläser, der Sake und das weitere Zubehör waren in den Ablauf eingebunden und standen zum vorgesehenen Zeitpunkt bereit.

Insgesamt waren 16 Mitarbeiter an der Umsetzung beteiligt. Dazu gehörten die Serviceleitung, Servicekräfte sowie Mitarbeiter aus Küche, Logistik, Office, Aufbau und Vorbereitung. Die Serviceleitung koordinierte vor Ort die Verteilung des Personals, die Speisenausgabe und die zeitliche Abstimmung mit dem Veranstaltungsprogramm. Küche und Vorbereitung stellten die benötigten Speisenmengen bereit, während das Logistikteam Anlieferung, Aufbau, Nachversorgung und Abbau übernahm.

Nach dem offiziellen Veranstaltungsende um 21:00 Uhr begann der Rückbau. Bis etwa 23:00 Uhr wurden die mobilen Stationen, Tabletts, Gläser, Stehtische und das weitere Equipment aus den Veranstaltungsflächen entfernt. Die abschließende Abholung erfolgte im Rahmen der über drei Kalendertage verteilten Gesamtumsetzung.

Ergebnis

Das Store Opening wurde entsprechend dem abgestimmten Ablauf durchgeführt. Die Getränkeausgabe begann pünktlich zum Gästeeinlass, das Flying Fingerfood wurde anschließend auf beiden Etagen verteilt und die Sake-Fass-Zeremonie fand zum vorgesehenen Zeitpunkt statt.

Durch die mobile Ausgabe konnten rund 500 Gäste versorgt werden, ohne dass sich die Veranstaltung auf einen einzelnen Cateringbereich konzentrierte. Die Gäste konnten sich weiterhin durch den Store bewegen, während Speisen und Getränke direkt in den verschiedenen Bereichen angeboten wurden.

Die Auswahl kleiner, einzeln portionierter Speisen reduzierte das Risiko von Verschmutzungen im Umfeld der ausgestellten Textilien. Gleichzeitig unterstützte die Aufteilung der Servicekräfte auf beide Stockwerke eine gleichmäßige Versorgung der unterschiedlichen Gästebereiche.

Auch die kurze Aufbauphase konnte durch die Voranlieferung des Equipments am Vortag eingehalten werden. Am Veranstaltungstag konzentrierte sich das Team auf das finale Set-up, die Bestückung und die Abstimmung der Serviceabläufe. Nach Ende der Veranstaltung wurde der Store bis etwa 23:00 Uhr zurückgebaut.

UNIQLO zeigte sich mit der gesamten Umsetzung sehr zufrieden. Für den Kunden bedeutete die gebündelte Organisation, dass Speisenproduktion, Sake-Zeremonie, Personal, Equipment, Logistik sowie Auf- und Abbau über einen zentral koordinierten Ablauf gesteuert wurden.