Weihnachtsfeier von Accenture im ZOOM Frankfurt
1.500 Gäste, neun Cateringstationen und nur eine Nacht für Aufbau, Veranstaltung und Abbau: Für die Weihnachtsfeier von Accenture im ZOOM Frankfurt setzte MAINCATERING im Auftrag der Food Affairs GmbH ein internationales Cateringkonzept für eine der größten Veranstaltungen dieser Größenordnung um.
Die Veranstaltung fand von 19:30 bis 01:00 Uhr statt und verband internationale Vorspeisen, indische Gerichte, verschiedene Hauptgerichte, Live-Cooking, Trüffelpasta aus dem Parmesanlaib, eine Sushi-Station von MORIKI, eine umfangreiche Dessertauswahl und einen Mitternachtsimbiss. Ergänzt wurde das Konzept durch 5.000 eigens produzierte schwarze Glückskekse mit Accenture-Logo.
Die zentrale Aufgabe bestand nicht allein darin, Speisen für rund 1.500 Personen bereitzustellen. Entscheidend war, die Gäste auf neun Stationen zu verteilen, die Ausgabe trotz begrenzter Flächen leistungsfähig zu halten und den Ablauf so zu planen, dass auch nach der Schließung eines Teils der Buffetfläche ab 21:00 Uhr ausreichend Kapazität vorhanden war. Gleichzeitig waren offene Flammen in der Location nicht erlaubt. Das gesamte Speisenkonzept musste deshalb auf diese technische Einschränkung abgestimmt werden.
ÜBER DAS EVENT
Was braucht es, um 1.500 Gäste auf neun Cateringstationen zu verteilen und auch bei begrenzter Fläche den Überblick zu behalten? Für Accenture haben wir im ZOOM Frankfurt ein internationales Weihnachtscatering umgesetzt – mit Sushi von MORIKI, Live-Cooking, Dessertwand und 5.000 individuell produzierten Glückskeksen.
1.500
Gäste versorgt
9
Cateringstationen umgesetzt
5.000
Glückskekse mit Accenture-Logo
70
Mitarbeiter im Einsatz
Ausgangssituation
Für die Firmenweihnachtsfeier wünschte sich Accenture ein Catering, das bei einer hohen Gästezahl möglichst viel Auswahl bietet und gleichzeitig zu einem dynamischen Veranstaltungsformat passt. Statt eines zentralen Buffets wurde deshalb mit neun unterschiedlichen Stationen geplant. Die Gäste sollten sich frei bewegen und im Laufe des Abends verschiedene Speisen und Küchen ausprobieren können.
Bei rund 1.500 Gästen war die verfügbare Fläche ein wesentlicher Faktor. Bereits während der Planung bestand die Sorge, dass sich zu viele Personen gleichzeitig an einzelnen Stationen sammeln und dadurch Engstellen oder längere Wartezeiten entstehen könnten. Besonders relevant war dabei, dass ein Teil der für das Catering verfügbaren Fläche nur bis 21:00 Uhr genutzt werden konnte. Danach musste die Versorgung auf einer reduzierten Fläche fortgeführt werden, obwohl die Veranstaltung noch mehrere Stunden dauerte.
Hinzu kamen die technischen Vorgaben der Location. Offenes Feuer war nicht zulässig. Gerichte, die üblicherweise direkt an einer Station über einer Flamme zubereitet oder fertiggestellt werden, mussten deshalb anders geplant werden. Die Vorbereitung in der Küche, die Auswahl der Speisen und die Abläufe an den Stationen wurden darauf abgestimmt, dass vor Ort ohne offene Flammen gearbeitet werden konnte.
Für Planung und Abstimmung standen ungefähr sechs Wochen zur Verfügung. Rund drei bis vier volle Arbeitstage entfielen auf die konkrete Planung, Organisation und Abstimmung. Neben den Speisen mussten Personal, Logistik, Stationen, Produktionsmengen, Aufbauzeiten und die Veränderung der verfügbaren Buffetfläche während der laufenden Veranstaltung berücksichtigt werden.
„Trotz der hohen Gästezahl haben sich die Besucher gut auf die verschiedenen Stationen verteilt. Auch nach der Flächenreduzierung funktionierte die Versorgung wie geplant.“
– Accenture, Firmenweihnachtsfeier, Frankfurt am Main
Umsetzung
MAINCATERING entwickelte die operative Umsetzung auf Basis der Kundenvorgaben und des vorgesehenen internationalen Speisenkonzepts. Die insgesamt neun Stationen wurden so organisiert, dass nicht alle Gäste auf einen einzelnen Ausgabepunkt angewiesen waren. Internationale Vorspeisen, indische Speisen, verschiedene Hauptgerichte, Trüffelpasta aus dem Parmesanlaib und weitere Angebote schufen mehrere parallele Anlaufpunkte.
Ein eigener Bestandteil des Konzepts war die Sushi-Station von MORIKI. Aufgrund der erwartbar hohen Nachfrage wurde die Zusammenarbeit im Vorfeld bewusst nicht gegenüber den Gästen angekündigt. Dennoch entwickelte sich die Station während der Veranstaltung zu einem der am stärksten frequentierten Bereiche und war entsprechend früh ausverkauft. Für die Gesamtversorgung war entscheidend, dass parallel ausreichend weitere Stationen und Speisen zur Verfügung standen.
Auch das Dessertkonzept wurde auf die Gästezahl und den Veranstaltungscharakter abgestimmt. Statt klassischer Desserts, die Teller und Besteck erfordert hätten, entstand eine aufwendig bestückte Dessertwand mit zahlreichen kleinen Variationen. Die einzelnen Desserts konnten ohne Besteck gegessen werden. Dadurch ließ sich die Ausgabe bei hoher Gästezahl vereinfachen, während sich die Gäste weiterhin frei durch die Veranstaltung bewegen konnten.
Zusätzlich wurden 5.000 schwarze Glückskekse mit Accenture-Logo eigens für die Veranstaltung produziert. Sie waren damit nicht nur Bestandteil des Caterings, sondern griffen zugleich den konkreten Anlass und den Endkunden auf.
Eine weitere Aufgabe bestand darin, den Wechsel ab 21:00 Uhr vorzubereiten. Ein Teil der Buffetfläche musste zu diesem Zeitpunkt geschlossen werden. Die Versorgung durfte dadurch nicht abbrechen. Mengen, Personal und verbleibende Ausgabeflächen wurden deshalb so organisiert, dass das Catering anschließend auf kleinerer Fläche weitergeführt werden konnte.
Insgesamt waren rund 70 Personen an dem Projekt beteiligt. Dazu gehörten Eventleitung, Serviceleitung, Servicekräfte, Köche, Logistik sowie Mitarbeiter aus Office, Planung und Vorbereitung. Während die eigentliche Weihnachtsfeier rund fünfeinhalb Stunden dauerte, erstreckte sich der operative Einsatz von ungefähr 12:00 Uhr bis 03:00 Uhr. Anlieferung, Aufbau, Durchführung und vollständiger Abbau wurden damit innerhalb eines zusammenhängenden Einsatzes von rund 15 Stunden umgesetzt.
Ergebnis
Während der Veranstaltung verteilten sich die rund 1.500 Gäste wie geplant auf die unterschiedlichen Cateringstationen. Dadurch konnte die hohe Personenzahl innerhalb der verfügbaren Flächen versorgt werden. Auch die Reduzierung der Buffetfläche ab 21:00 Uhr konnte im laufenden Betrieb umgesetzt werden, ohne dass die Speisenversorgung eingestellt werden musste.
Die kalkulierten Gesamtmengen basierten auf den Vorgaben des Kunden und erwiesen sich für die Veranstaltung insgesamt als ausreichend. Die starke Nachfrage an einzelnen Stationen zeigte gleichzeitig deutlich, wie unterschiedlich sich Gäste bei einem vielfältigen Angebot entscheiden. Besonders die Sushi-Station von MORIKI wurde deutlich stärker frequentiert als andere Bereiche und war schnell ausverkauft. Da weitere Stationen parallel betrieben wurden, blieb das Gesamtangebot dennoch bestehen.
Das Ergebnis zeigt vor allem, welche Faktoren bei Cateringveranstaltungen dieser Größenordnung zusammenkommen: Die reine Produktionsmenge ist nur ein Teil der Aufgabe. Ebenso wichtig sind die Positionierung und Anzahl der Stationen, die Wege der Gäste, die technische Ausstattung der Location, zeitliche Veränderungen der verfügbaren Fläche und eine Personalplanung, die Aufbau, Veranstaltung und Abbau abdeckt.
Für Accenture konnte so innerhalb eines Budgets von rund 75.000 Euro netto für Speisen, Servicepersonal und Köche ein internationales Catering für etwa 1.500 Personen umgesetzt werden. Die separat berechnete Logistik war darin nicht enthalten. Vom Beginn des operativen Aufbaus bis zum Abschluss des Abbaus lagen rund 15 Stunden. Die Vorbereitung dafür erfolgte über einen Zeitraum von etwa sechs Wochen.
Eckdaten zum Event
- Rund 1.500 Gäste
- 9 Cateringstationen
- Rund 75.000 € netto Budget für Speisen, Servicepersonal und Köche
- Rund 70 beteiligte Mitarbeiter
- 5.000 individuell produzierte schwarze Glückskekse mit Accenture-Logo
- 5,5 Stunden Veranstaltungsdauer von 19:30 bis 01:00 Uhr
- Rund 15 Stunden operativer Einsatz von 12:00 bis 03:00 Uhr
- Rund 6 Wochen Planungszeitraum
- Rund 3–4 volle Arbeitstage für konkrete Planung, Abstimmung und Organisation
- Teilweise Schließung der Buffetfläche ab 21:00 Uhr
- Vollständige Umsetzung ohne offenes Feuer in der Location
- Anlieferung, Aufbau, Veranstaltung und Abbau innerhalb eines Tages beziehungsweise einer Nacht