Dreitägiges Messe- und Standcatering für Trimble Germany auf der INTERGEO 2025 in Frankfurt

Ausgangssituation

Der Kunde benötigte für die drei Messetage vom 7. bis 9. Oktober 2025 ein vollständiges Cateringkonzept aus einer Hand. Beide Messestände waren räumlich miteinander verbunden und mussten während des laufenden Messebetriebs parallel versorgt werden. Dazu gehörten Getränke, Kaffee, Personalverpflegung, Equipment, Kühlung und Serviceleistungen.

Eine zentrale Anforderung war die Versorgungssicherheit. Getränke, Speisen, Gläser und weiteres Material mussten während des gesamten Tages in ausreichender Menge verfügbar sein. Gleichzeitig durfte die Logistik den Messebetrieb, die Gespräche am Stand und die Bewegungsflächen für Besucher und Mitarbeiter nicht beeinträchtigen.

Besonders relevant waren die vorhandenen Kühlkapazitäten. Für die Standparty am 8. Oktober wurden etwa 1.500 Gäste kalkuliert. Innerhalb von zwei bis drei Stunden mussten rund 5.000 Getränke gekühlt bereitgestellt und ausgegeben werden. Ohne ausreichende Kühltechnik, klar definierte Lagerflächen und abgestimmte Nachlieferungen hätte es zu Engpässen bei der Getränkeausgabe kommen können.

Hinzu kamen die engen Zeitfenster der Messe. Anlieferungen waren morgens ab 7:30 Uhr vorgesehen, während der tägliche Gästestart bereits um 8:30 Uhr erfolgte. Das Staff Catering musste gegen 11:45 Uhr bereitstehen. Nach jedem Messetag waren Rückbau-, Reinigungs- und Vorbereitungsarbeiten für den Folgetag erforderlich.

Auch kurzfristige Zusatzbestellungen mussten berücksichtigt werden. Die Planung musste deshalb ausreichend Reserven enthalten, ohne unnötig große Mengen dauerhaft auf den Standflächen zu lagern.

Umsetzung

Der Aufbau begann am 6. Oktober 2025, einen Tag vor dem offiziellen Messestart. Wir übernahmen die Anlieferung, Einrichtung und spätere Abholung des benötigten Catering-Equipments. Dazu gehörten unter anderem Kühlcontainer, Kühlschränke, Kühltruhen, Getränkewannen, Kaffeemaschinen, Geschirr, Gläser und weiteres Material für den täglichen Service.

Die Kühltechnik wurde so geplant, dass sowohl die laufende Standversorgung als auch die deutlich höhere Belastung während der Standparty abgedeckt werden konnten. Die Getränke wurden in abgestimmten Mengen vorkommissioniert, gekühlt und entsprechend dem tatsächlichen Verbrauch nachgeführt. Dadurch mussten nicht alle Bestände direkt an den Ausschankstellen gelagert werden.

Für die tägliche Standbewirtung organisierten wir die komplette Getränkeversorgung sowie den Kaffee- und Baristaservice. Zusätzlich wurde für das Standpersonal an jedem Messetag ein wechselndes Staff Catering vorbereitet und gegen 11:45 Uhr ausgegeben. Die Speisenplanung berücksichtigte dabei die festen Messezeiten und die eingeschränkten Möglichkeiten für längere Pausen.

Für die Standparty am 8. Oktober wurde der laufende Messebetrieb am Abend in einen Veranstaltungsbetrieb überführt. Ab 18:00 Uhr wurden die Gäste mit Getränken und Fingerfood versorgt. Die Veranstaltung dauerte bis etwa 22:00 Uhr. Anschließend folgten Rückbau, Sortierung und Vorbereitung des Equipments bis etwa 23:00 Uhr.

Vor Ort arbeiteten rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Eventleitung, Serviceleitung, Service, Barista und Logistik. Die Event- und Serviceleitung koordinierte Personal, Ausgabe, Nachversorgung und kurzfristige Anpassungen. Die Logistiker stellten sicher, dass Getränke, Eis, Gläser und weiteres Verbrauchsmaterial rechtzeitig an den vorgesehenen Stationen verfügbar waren.

Im Hintergrund waren zusätzliche Mitarbeiter aus Küche, Büro, Vorbereitung und weiterer Logistik beteiligt. Dadurch konnten Speisenproduktion, Bestellungen, Personalplanung und Nachlieferungen getrennt vom laufenden Standbetrieb bearbeitet werden.

Ergebnis

Das Messecatering konnte über alle drei Veranstaltungstage wie geplant durchgeführt werden. Die morgendlichen Anlieferungen, der Gästestart, das tägliche Staff Catering und die Rückbauarbeiten wurden in festen Zeitfenstern organisiert.

Die größte operative Belastung entstand während der Standparty. Innerhalb weniger Stunden wurden rund 5.000 gekühlte Getränke für etwa 1.500 Gäste bereitgestellt. Durch die vorbereitete Kühl- und Nachversorgungsstruktur standen während der Veranstaltung ausreichende Mengen zur Verfügung. Die Ausschankstellen konnten fortlaufend beliefert werden, ohne dass größere Getränkebestände offen auf den Besucherflächen gelagert werden mussten.

Auch kurzfristige Zusatzbestellungen wurden in die bestehende Logistik integriert. Entscheidend war dabei die direkte Abstimmung zwischen Eventleitung, Serviceleitung und Logistik. Änderungen konnten so bearbeitet werden, ohne den übrigen Ablauf neu aufbauen zu müssen.

Der Kunde war mit der Umsetzung und dem Ablauf insgesamt sehr zufrieden. Besonders relevant war, dass die verschiedenen Leistungsbereiche nicht einzeln koordiniert werden mussten. Getränkeversorgung, Personal, Technik, Equipment, Staff Catering, Fingerfood sowie Auf- und Abbau lagen in einer gemeinsamen operativen Planung.