Zwei Spatenstich-Veranstaltungen an aufeinanderfolgenden Tagen mit Grillbuffet, Eventtechnik und vollständiger Ausstattung

Ausgangssituation

Spatenstich-Veranstaltungen unterscheiden sich in mehreren Punkten von klassischen Firmenfeiern. Die Flächen befinden sich häufig auf Grundstücken, die noch nicht vollständig bebaut oder befestigt sind. In diesem Fall war ausdrücklich vorgesehen, das Gelände mit Fahrzeugen zu befahren und die spätere Abholung mit einem Lkw durchzuführen. Teile der Flächen waren bereits geteert, andere Bereiche erforderten jedoch eine genaue Planung der Transportwege.

Hinzu kam, dass zwei nahezu identische Veranstaltungen an zwei aufeinanderfolgenden Tagen an unterschiedlichen Standorten stattfanden. Für den ersten Termin in Dreieich waren 50 Gäste eingeplant, für den zweiten Termin in Neu-Isenburg 55 Gäste. Das Equipment musste nach der ersten Veranstaltung teilweise eingelagert, neu sortiert und am nächsten Tag an der zweiten Location erneut aufgebaut werden.

Auch die zeitlichen Abläufe waren eng. In Dreieich erfolgte die Anlieferung gegen 9:30 Uhr, bevor die Veranstaltung um 11:30 Uhr begann. Die vollständige Abholung war bereits für etwa 14:45 bis 15:00 Uhr vorgesehen. Am Folgetag startete die Anlieferung in Neu-Isenburg um 12:00 Uhr, der Veranstaltungsbeginn war für 14:00 Uhr geplant und die Abholung sollte ab 17:00 Uhr erfolgen.

Neben den Speisen mussten zahlreiche zusätzliche Gewerke abgestimmt werden. Dazu gehörten die Abholung und Rückgabe der Dekoblumen, die Bereitstellung der Tontechnik, die Anlieferung externer Mietmöbel und die Koordination der Logistik zwischen beiden Veranstaltungsorten. Bereits kleine Verzögerungen bei einem dieser Punkte hätten den Aufbau am jeweiligen Folgetag beeinflussen können.

Umsetzung

Für beide Veranstaltungen wurde ein einheitliches gastronomisches Konzept entwickelt. Als Vorspeisen wurden Mini-Chickenballsticks mit BBQ-Glace und geröstetem Sesam, gedämpfte Gemüse-Gyoza mit Ponzumarinade sowie Burrata im Hanoi-Stil mit Crispy-Chili-Öl und grünem Spargel angeboten. Die Mengen wurden mit rund eineinhalb Vorspeisenteilen pro Person kalkuliert.

Das Herzstück war ein Grillbuffet, das für zwei Portionen pro Gast ausgelegt wurde. Angeboten wurden Bratwurst, Rindswurst, vegane Würstchen, Käsekrainer und Hähnchenbrust in Tomaten-Kräutermarinade. Dazu kamen geschmorte Zwiebeln, Ketchup, Senf, BBQ-Sauce und vorgeschnittene Brötchen. Zusätzlich wurden für beide Veranstaltungen jeweils 40 Garnelenspieße eingeplant.

Für das Dessert standen Mango-Kokosmousse mit Mangoragout und Ube-Cheesecake-Tartelettes bereit. Die Auswahl verband vertraute Grillgerichte mit kleineren asiatisch inspirierten Komponenten und bot zugleich vegetarische und vegane Alternativen.

Die Getränkeversorgung umfasste Grauburgunder Brut von Buhl, Gude Bier, stilles und medium Mineralwasser sowie Fritz-Kola, Fritz-Kola ohne Zucker, Bio-Apfelsaftschorle und Orangenlimonade. Für die Kühlung wurden vier Getränkewannen und insgesamt 30 Kilogramm Eis pro Veranstaltung vorgesehen.

Zur Ausstattung gehörten vier Chafing Dishes, Hauptgangteller, Besteck, Sekt-, Wasser- und Biergläser, Serviertabletts, Rücklauftisch und fünf Stehtische mit weißen Stretchhussen. Ergänzend wurden sechs Banketttische mit bodenlangen weißen Hussen, vier weiße Hochtische, 20 Barhocker, zwei Garderobenständer und 40 Holzbügel bereitgestellt.

Da die Veranstaltungen im Außenbereich stattfanden, wurden außerdem fünf Sonnenschirme für die Gästebereiche und ein zusätzlicher Schirm für den Grill eingeplant. Die florale Gestaltung bestand aus acht Stehtischdekorationen und drei Buffetdekorationen mit schwarzen Designvasen, saisonaler Floristik und Eukalyptus.

Für Ansprachen wurde eine kompakte Tontechniklösung mit Aktivlautsprecher, Lautsprecherstativ, Mikrofon, XLR-Leitung und Stromkabel eingesetzt. Damit konnten die offiziellen Programmpunkte durchgeführt werden, ohne eine umfangreiche Bühnenproduktion aufbauen zu müssen.

Vor Ort arbeiteten jeweils eine Serviceleitung, eine Servicekraft, ein Koch und ein Logistikmitarbeiter. Der Koch war für das Grillen zuständig. Serviceleitung und Servicekraft übernahmen Gästebetreuung, Getränkeversorgung und Buffetpflege. Die Logistik verantwortete Auf- und Abbau sowie den Materialfluss zwischen Fahrzeugen und Veranstaltungsfläche.

Ergebnis

Die beiden Rechnungen dokumentieren eine aufeinander abgestimmte Umsetzung über mehrere Tage. Am 8. Juni wurden Dekoration und Tontechnik abgeholt. Am 9. Juni folgten Anlieferung, Aufbau, Veranstaltung und Rückbau in Dreieich. Teile des Equipments wurden anschließend für den zweiten Termin eingelagert. Am 10. Juni wurde die Ausstattung nach Neu-Isenburg gebracht, erneut aufgebaut und nach Veranstaltungsende vollständig abgeholt. Am 11. Juni erfolgten schließlich die Rückgaben der Tontechnik und der Dekoration.

Durch die weitgehend identische Ausstattung beider Veranstaltungen konnten die Abläufe standardisiert werden. Gleichzeitig wurden Gästezahl, Veranstaltungsbeginn und Personalzeiten an den jeweiligen Standort angepasst. Das reduzierte den Abstimmungsaufwand zwischen den beiden Terminen und erleichterte die Kontrolle der benötigten Mengen.

Für beide Veranstaltungen standen jeweils ein vollständiges Grillbuffet, drei Vorspeisenvarianten, zwei Desserts, ein breites Getränkesortiment, Sitz- und Stehmöglichkeiten, Sonnenschutz, Dekoration und Beschallung bereit. Die Rechnungen weisen für Dreieich einen Nettobetrag von 7.377,15 Euro und für Neu-Isenburg einen Nettobetrag von 5.896,43 Euro aus. Einzelne Leistungen des zweiten Termins wurden über einen anderen Auftrag berechnet, weshalb die beiden Rechnungsbeträge nicht direkt miteinander vergleichbar sind.

Ein ausdrückliches Kundenfeedback oder eine Bewertung des Veranstaltungsverlaufs ist in den Rechnungen nicht enthalten. Dokumentiert ist jedoch, dass beide Veranstaltungen mit eigenem Personal, vollständigem Equipment, frischen Grillkomponenten und einem klar definierten Auf- und Abbauplan umgesetzt wurden.